El objeto del presente Código de Ética y de Conducta (en adelante, el “Código”), de conformidad con la Constitución de la República del Ecuador, Ley General de Seguros, demás Leyes aplicables, normativas expedidas por el órgano de control, principios institucionales y empresariales es dar cuenta de los valores corporativos y los principios básicos de actuación que han de guiar el desempeño de la empresa AMA AMÉRICA S.A. y de su personal, en el cumplimiento de sus funciones y sus relaciones profesionales, que deberían actuar de acuerdo con las leyes y respetando los principios éticos.

El presente Código será de aplicación en AMA AMÉRICA S. A. y vinculará a todos sus accionistas,miembros del directorio, administradores, funcionarios y empleados, (en adelante, “las personas sujetas al Código”).

Así mismo, a las sociedades, empresas, profesionales independientes o asociaciones que trabajen o colaboren de manera regular y asidua con AMA América S.A., se les dará a conocer, a través de la web corporativa, el Código para que se sientan partícipes del mismo.

Misión:

Incursionar en el mercado de seguros ecuatoriano mediante productos orientados hacia los profesionales del sector de la salud, sociedades sanitarias y sus familias; ofreciendo toda la gama de seguros del ramo de generales, y de vida siempre personalizados y adaptados a las necesidades profesionales y familiares del sector de la salud y sociedades sanitarias.

Visión

Ser referentes en el mercado de seguros ecuatoriano, brindando cobertura a los profesionales de la salud, sociedades sanitarias y sus familias aplicando principios de solidaridad con los asegurados y sociedades sanitarias.

Valores Corporativos

Compromiso:

Sus beneficios e inversiones revierten a sus asegurados en formación y ayudas para los profesionales de la salud y las sociedades sanitarias.

Proximidad:

Aportamos un servicio personalizado a través de profesionales cualificados para cada uno de nuestros asegurados.

Confianza:

Productos competitivos en precio y garantías. Diseñados a medida para el sector de la salud, con seguros tan sensibles como los de Responsabilidad Civil Profesional individual y colectivo, así como también los productos ofertados en los ramos de seguro vehicular y de vida.

Ética:

Observamos procedimientos y metodologías que priorizan el beneficio para nuestros asegurados.

Responsabilidad Corporativa:

AMA AMÉRICA S.A. asume el concepto de Responsabilidad Corporativa en el entorno en el cual se desenvuelve, conceptualizando la Responsabilidad Corporativa como un criterio de actuación que entiende el aporte de la entidad a la sostenibilidad del entorno y verificando que las relaciones que desarrolla con los distintos grupos de interés, los criterios de gestión y de decisión que se apliquen, permitan y construyan beneficios para la comunidad.

Principios Éticos:

Legalidad, Lealtad, Respeto, Integridad, Honestidad y Responsabilidad.

Servicio

El compromiso de todos los colaboradores que forman parte de la compañía AMA AMÉRICA S.A. es brindar una atención cortés, personalizada y eficiente a cada uno de los clientes de la Compañía (interno – externo); accediendo a información confiable, veraz y oportuna sobre los diferentes productos y servicios que ofrece la Compañía.

Profesionalismo

 Toda relación con los clientes de la Compañía sean estas internas o externas deberán siempre basarse en principios donde prevalezca la calidad, transparencia y veracidad en la información, generando confianza en cada uno de ellos para la toma de decisiones acertadas y oportunas.

En cuanto a las relaciones comerciales con clientes externos, es obligación de los colaboradores que forman parte de la compañía AMA AMÉRICA S.A. asesorar con imparcialidad a cada uno de ellos sobre las posibles opciones a elegir en cuanto a productos, servicios, costos, beneficios, políticas de pagos, deducibles aplicables, términos y condiciones y cualquier otro tipo de información adicional que se pueda inferir en la adquisición de un producto o servicio que ofrece la Compañía.

Prevención de lavado de Activos

 Los colaboradores que forman parte de la Compañía AMA AMÉRICA S.A. están en la obligación de aplicar de manera correcta las normas acerca de prevención de lavado de activos utilizadas por la Compañía, con el fin de precautelar el uso y participación de la misma en cualquier tipo de actividad ilícita detallada en el Manual de Prevención de Lavado de Activos.

Así también los colaboradores tienen la obligación de informar de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento; y, a sus superiores cualquier dato o actividad inusual presentada por clientes, proveedores, prestadores de servicios u otros, que generen sospecha ante el cumplimiento de requisitos detallados en el Manual de Prevención de Lavado de Activos; o sobre actividades no lícitas en el país.

Relación con proveedores

Toda relación que mantenga la compañía AMA AMÉRICA S.A. con sus proveedores, deberá basarse en un proceso de total transparencia para su selección y contratación donde prime la imparcialidad y objetividad del caso, salvaguardando los intereses de la Compañía. La selección de proveedores deberá realizarse aplicando criterios técnicos, profesionales, éticos y económicos de manera objetiva y responsable garantizando la satisfacción real de las necesidades de la Compañía.

No se podrán establecer relaciones con proveedores que infrinjan la ley o los principios éticos contenidos en el presente Código, cuando haya conocimiento del mismo.

Se evitará cualquier clase de influencia por parte de los mismos, las cuales puedan interferir en la objetividad e imparcialidad de los colaboradores de la Compañía al momento de la toma de decisiones en la contratación de uno de ellos.

Las diferentes relaciones que mantenga la Compañía con entidades del sector público y organismos de control deben mantenerse a través de los canales establecidos dentro de la Compañía y autorizados por la máxima autoridad de la misma. La actitud observable en este tipo de relacionamiento debe caracterizarse con la más alta calidad, honestidad, respeto; evitando comportamientos que puedan hacer pensar que se intenta influir de manera ilícita ante cualquier decisión.

Los colaboradores de la Compañía estarán en la obligación de abstenerse a emitir cualquier clase de opinión o comentario sobre actos o actitudes de funcionarios públicos donde se encuentre comprometida la reputación de la Compañía, sus accionistas, administradores, colaboradores o a su vez impida el desarrollo normal del trabajo de las entidades públicas u organismo de control.

Cumplimiento de ley y normativa vigente 
Como parte del cumplimiento de la Compañía, los colaboradores de AMA AMÉRICA S.A., sus Accionistas y Directivos desde su rol dentro de la misma, deberán cumplir con lo estipulado en la Constitución de la República del Ecuador, Ley General de Seguros, la normativa expedida por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, y la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera.

Así también la Compañía deberá cumplir con las disposiciones vigentes sobre obligaciones fiscales, relaciones laborales, transparencia de la información, defensa de los derechos del consumidor y responsabilidad ambiental.

Atribuciones y responsabilidades de los colaboradores

La Compañía a través del área de Recursos Humanos definirá las responsabilidades y atribuciones asignadas a cada colaborador de la misma, las cuales deberán ser ejecutadas con responsabilidad y profesionalismo y de manera óptima garantizando el buen desempeño de las mismas en el entorno laboral.

Derechos Humanos 

AMA AMÉRICA S.A. promueve el respeto por los derechos humanos como elemento imprescindible en el desarrollo de nuestras actividades.

Las personas sujetas al Código se comprometen a respetar y proteger los derechos humanos y libertades públicas reconocidos en la Declaración Universal de los Derechos Humanos adoptada por la Asamblea General de las Naciones Unidas.

En consecuencia, AMA AMÉRICA S.A. no permite ni directa, ni indirectamente el empleo de mano de obra infantil, ni personas que realicen trabajos forzosos y se garantiza la libertad de asociación, de opinión y expresión de sus empleados, así como el derecho a la negociación colectiva.

Igualdad y Dignidad

 AMA AMÉRICA S.A. proporciona las mismas oportunidades en el acceso al trabajo y en la promoción profesional, asegurando en todo momento la ausencia de situaciones de discriminación por género, orientación sexual, raza, ideología, religión, origen, estado civil, discapacidad o cualquier otra condición personal, física o social; manteniendo el respectivo profesionalismo y objetividad en el proceso de selección y/o promoción que maneje la Compañía de acuerdo a lo méritos propios de cada uno de ellos.

Las personas sujetas al Código promoverán relaciones basadas en el respeto por la dignidad de los demás, la participación, la equidad y la colaboración recíproca, propiciando un clima laboral cómodo, positivo y seguro.

Respeto y Colaboración

Todos los colaboradores que conforman AMA AMÉRICA S.A., deberán colaborar con el trabajo encomendado a los demás, evitando retrasar u obstaculizar las actividades o cumplimientos a través de la entrega de información errónea o falsa. Todas las actividades que se desarrollen dentro de la Compañía, deberán tener como principal característica el respeto mutuo.

Acoso e Intimidación 

La empresa rechaza cualquier manifestación o acoso de la siguiente índole:

Físico: Contacto ofensivo o innecesario hacia algún colaborador de la Compañía.

Verbal: Comentarios, burlas, difamaciones, amenazas, entre otras.

Visual: A través de la difusión de imágenes, gestos, mensajes denigrantes u ofensivos.

Sexual: Cualquier tipo de acción persecutoria que tenga la intencionalidad de solicitar o conceder favores de carácter sexual y afecten la dignidad de un colaborador.

Derecho a la intimidad 

AMA AMÉRICA S.A. garantizará privacidad y el derecho a la intimidad de información sensible de sus colaboradores, asegurados y clientes como: datos personales, de salud, económicos, familiares, entre otros. Así también los colaboradores que por la naturaleza de sus funciones accedan a este tipo de información, obligatoriamente deberán mantener la confidencialidad de los mismos y podrán ser divulgados previa autorización del colaborador o a su vez si estos son requeridos por instituciones legales. Así mismo se encuentra prohibido hacer uso de esta información para temas fraudulentos en beneficio propio o de terceros mientras dure la relación laboral y a la finalización de la misma.

Abuso de autoridad y confianza – Nepotismo 

Abuso de autoridad y Confianza:

Los colaboradores de AMA AMÉRICA S. A. por ningún motivo podrán abusar de la

confianza o autoridad brindada por las atribuciones y funciones encomendadas. Por esa razón los colaboradores tienen prohibido ordenar a su personal a cargo u otros miembros de la Compañía a realizar cualquier actividad que se encuentre en contra de las políticas, procedimientos, instructivos y cualquier otro documento vigente dentro de la Compañía. Los colaboradores no podrán abusar de la confianza otorgada por la Compañía, utilizando su trabajo para sacar provecho propio, de su grupo familiar o un tercero.

Nepotismo:

No se podrá contratar bajo relación de dependencia o favorecer en la contratación bajo relación de dependencia en AMA AMÉRICA S. A., a familiares de un colaborador, de hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o aquellos con quienes exista una relación por unión de hecho legalmente establecida. En caso de que exista la posibilidad de una contratación bajo relación de dependencia de estas personas, el colaborador deberá notificar a Recursos Humanos para que dentro del proceso de contratación deba justificarse documentadamente la experiencia, conocimientos y méritos frente a Recursos Humanos y Gerencia General, para proceder a la contratación. Considerando que únicamente la Gerencia General autorizará tal incorporación.

En caso de que la contratación no sea justificada en base a las condiciones señaladas, se entenderá que existió nepotismo y el colaborador podrá ser sancionado de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo.

Seguridad y salud en el trabajo

En AMA AMÉRICA S.A. se considera fundamental la seguridad y salud laboral para lograr un entorno de trabajo saludable y seguro, garantizando así el derecho de los empleados a la protección de su salud e integridad en el entorno laboral.

El compromiso, conocimiento y cumplimiento de las normas de seguridad y salud establecidas en la Compañía, son de obligado cumplimiento para las personas sujetas a este Código.

AMA AMÉRICA S.A. prohíbe el consumo, utilización, distribución o posesión de cualquier tipo de bebida alcohólica o droga ilegal, como así también encontrarse bajo efectos de sustancias estupefacientes o psicotrópicas.

Uso apropiado de los bienes de la empresa y de los sistemas informáticos y tecnologías de la información 

Los colaboradores de AMA AMÉRICA S.A. tienen a su alcance los recursos necesarios para el ejercicio de su actividad profesional y cuentan con el compromiso de la empresa de facilitar los medios requeridos para la protección y salvaguarda de los mismos.

Las personas sujetas al Código no utilizarán dichos recursos para usos personales o para el desempeño de actividades que no estén relacionados directamente con su trabajo, responsabilizándose de la protección de los mismos. Asimismo, no sustraerán, dañarán o consentirán deliberadamente que un tercero sustraiga o dañe dichos recursos.

Los colaboradores de AMA AMÉRICA S.A. por la naturaleza de su trabajo recibirán información referente a usuarios y contraseñas, las cuales deberán ser administradas de manera correcta utilizando las mismas únicamente para fines laborales. Es responsabilidad del colaborador velar por la seguridad de la información de sus equipos, los cuales deberán permanecer bloqueados si no se los está usando. Los equipos tecnológicos asignados a cada colaborador no podrán salir de la Compañía, salvo que posean autorización de la máxima autoridad de la misma. Así también queda prohibida la instalación de cualquier programa sin previa autorización de la Compañía. Los colaboradores no podrán usar los canales de comunicación de la Compañía para compartir información ofensiva, pornográfica, política, etc. Ningún colaborador podrá solicitar mantener información como confidencial vulnerando las relaciones de jerarquía entre los departamentos; así como también no podrá omitir cualquier otra norma o procedimiento establecido por la Compañía.

Protección del Medio Ambiente 

Las personas sujetas al Código, en el ámbito de sus competencias, se comprometen activa y responsablemente con la conservación del medio ambiente.

Asimismo, se abstendrá de llevar a cabo obras de urbanización, construcción o edificación no autorizables en suelos destinados a viales, zonas verdes, bienes de dominio público o lugares que tengan legal o administrativamente reconocido su valor paisajístico, ecológico, artístico, histórico o cultural, o por los mismos motivos hayan sido considerados de especial protección.

Conciliación del trabajo y vida personal 

AMA AMÉRICA S.A. es plenamente consciente de la importancia y del impacto positivo que el desarrollo integral de sus empleados tiene tanto para ellos como para la empresa; y, por ello promueve un ambiente de trabajo compatible con el desarrollo integral del personal. Las personas sujetas al Código apoyarán en la medida de sus posibilidades a esta conciliación.

Conflicto de intereses

Las personas sujetas al Código deberán evitar intervenir en cualquier actividad profesional o personal que pueda ocasionar un conflicto de intereses con su trabajo en AMA AMÉRICA S.A.; y se abstendrán de representar a la compañía, participar o influir en la toma de decisiones en la que, directa o indirectamente, él mismo o una persona allegada, tuviera interés personal.

Asimismo, no podrán realizar tareas, trabajos o prestar servicios en beneficio de empresas que desarrollen actividades susceptibles de competencia directa o indirecta o que pudieran llegar a hacerlo con las de AMA AMÉRICA S.A. Los colaboradores no podrán ser proveedores de bienes o servicios para la Compañía sean estos de manera directa o indirecta.

En caso de existir relación alguna entre un proveedor con cualquiera de los colaboradores que forman parte de AMA AMÉRICA S.A.; sea esta familiar de hasta el tercer grado de consanguinidad o Segundo grado de afinidad ; deberá ser notificada a Gerencia General quien aprobará la contratación de los servicios de ese proveedor.

Ante una situación de potencial conflicto de interés, las personas sujetas al Código deberán actuar siempre, en el cumplimiento de sus responsabilidades, con lealtad, honestidad y en defensa de los intereses de AMA AMÉRICA S.A., absteniéndose de primar sus intereses personales a expensas de los de la empresa.

Regalos, obsequios y compensaciones 

Las personas sujetas al Código deberán abstenerse de aceptar regalos valiosos, condiciones ventajosas, viajes o cualquier otra forma de compensación por parte de proveedores, asegurados, prestadores de servicios de seguros o de otras personas físicas o jurídicas que realicen o intenten realizar negocios con AMA AMÉRICA S.A. Es considerado como valioso para la compañía cualquier tipo de regalo que supere el valor de USD $ 100.00 (Cien dólares de los Estados Unidos).
Asimismo, las personas sujetas al Código se abstendrán de dar u ofrecer regalos a terceros que pudieran tener por objeto influir, de manera impropia, en la consecución de un beneficio o favor para la empresa. En este sentido solo podrán darse u ofrecerse regalos de cortesía y escaso valor económico.

Salvo que por su frecuencia, características o circunstancias pudieran ser interpretadas por un observador objetivo como hechos con la intención de afectar el criterio imparcial del receptor, no se incluyen en esta prohibición:

• Los objetos de propaganda de escaso valor.

• Las invitaciones normales que no excedan de los límites considerados razonables en los usos habituales, sociales y de cortesía.

• Las atenciones ocasionales por causas concretas y excepcionales (como regalos de Navidad) siempre que estén dentro de límites módicos y razonables.

• Las invitaciones a actos deportivos o culturales patrocinados por la Compañía que los ofrece.

Corrupción y soborno 

Las personas sujetas al Código no deberán consentir, ni ejecutar sobornos, ni ofrecer beneficios, de forma directa o indirecta, en provecho propio o de terceros que estén al servicio de cualquier organización, ya sea pública o privada, partido político o candidato para un cargo público, con la intención de obtener o mantener, ilícitamente, negocios u otras ventajas.

Competencia leal y defensa de la competencia 

Las personas sujetas al Código no realizarán publicidad engañosa de la actividad de sus negocios y evitarán toda conducta que constituya o pueda constituir un abuso o restricción ilícita de la competencia.

Gestión de subvenciones y donaciones 

Las subvenciones que pudiera recibir AMA América S.A. de cualquier organismo público serán utilizadas de manera correcta con el objeto de cumplir escrupulosamente las condiciones que el mismo organismo hubiera establecido.

Las donaciones que AMA América S.A. decidiese otorgar a organizaciones que velan por el desarrollo de la sociedad deberían cumplir los siguientes requisitos:

• Deben contar con las autorizaciones que sean precisas.
• Quedarán correctamente reflejadas en la contabilidad del grupo.
• No se utilizarán para encubrir un pago indebido o soborno.
• Serán otorgadas a organizaciones que cuenten con la estructura adecuada para garantizar la buena administración de los recursos.
• Se hará un seguimiento, en la medida de lo posible, de la utilización de la aportación efectuada.

Propiedad Intelectual

Las personas sujetas al Código no utilizarán la imagen, nombre o marca de la empresa, sino para el adecuado desarrollo de su actividad profesional en la misma.

Las personas sujetas al Código respetarán los derechos de propiedad intelectual e industrial que posean terceras personas ajenas a la empresa. En particular, no incorporarán, utilizarán o emplearán en AMA AMÉRICA S.A. cualquier tipo de información o documentación, sea esta física o electrónica sin el debido consentimiento. Así mismo los desarrollos dentro de la compañía por

parte de los colaboradores serán y permanecerán como propiedad intelectual de la misma durante la relación laboral y a la finalización de la misma.

Conducta en los mercados de valores

Las personas sujetas al Código no usarán información relevante para la cotización de cualquier clase de valores o instrumentos negociados en algún mercado organizado, oficial o reconocido, a la que haya tenido acceso reservado con ocasión del ejercicio de su actividad profesional o empresarial, o la suministre obteniendo para sí o para un tercero un beneficio económico.

Confidencialidad de la información 

a) Respecto a la información de la compañía y clientes:

Los colaboradores de AMA América S. A. se obligan a guardar estricta confidencialidad y secreto, durante su relación laboral con la Compañía y de manera indefinida después de su terminación, sea cual fuere la causa de su terminación, respecto a cualquier información o documentación confidencial suministrada por la empresa, la cual puede incluir, pero no limitarse-, a la información y material relacionado a desarrollos, actividades, planes de mercadeo y negocio; información de precios; listas e información personal de clientes o potenciales clientes; especificaciones técnicas, diseños; procesos operativos, información, características, manejo, diferenciadores de las pólizas de seguros (productos) que comercializa la compañía, bases de datos; así como información y documentación respecto a la compañía, asegurado, familiares, relacionados, paciente, conductor, beneficiario, causante, declaratoria de siniestros, evento médico, centro sanitario, póliza o cualquier otra. Por lo tanto, acuerda no divulgar y/o utilizar fuera de las funciones encomendadas, para sí mismo o a favor de un tercero: información y/o documentación respecto a la compañía, asegurado, familiares, clientes potenciales, relacionados, paciente, conductor, beneficiario, causante, declaratoria de siniestros, evento médico, centro sanitario, póliza o cualquier otra de origen y naturaleza técnica, de negocios o comercial de propiedad de la compañía.

Para tal fin, AMA AMÉRICA S.A. tiene como política con todos sus colaboradores firmar al inicio de la relación laboral un acuerdo de confidencialidad y de realizarse cambios en dicho documento, firmar cualquier modificación a este acuerdo que sea necesario para cumplir con las necesidades de nuestros clientes, proveedores, asociados o contratistas.

  b) Respecto a la información del colaborador:

AMA América S.A. se compromete y garantiza a guardar estricta confidencialidad y sigilo respecto a la información y documentación que posea respecto a sus colaboradores, incluyendo información personal, laboral y médica.

En el caso que un colaborador tenga conocimiento de información confidencial personal, laboral o médica de algún compañero de trabajo, ésta será tratada con el mismo respeto y sigilo como si se tratara de su propia información.

 c) Excepciones:

La información y documentación señalada como confidencial perderá su reserva

exclusivamente en los siguientes casos:

a) La información que sea de dominio público con anterioridad a la fecha del inicio de las relaciones laborales o contractuales.

b) La Información que, tras haber sido revelada sin infringir lo dispuesto en la presente cláusula, sea de dominio público.

c) La Información cuya revelación haya sido autorizada por escrito por las partes involucradas y el titular de dicha información, que incluye al asegurado, reclamantes, paciente, familiares y/o doctores.

d) Información que alguna de las partes haya tenido que revelar como consecuencia de la orden de una autoridad competente, cuya oposición no pueda obtenerse legalmente, lo cual deberá de notificar a la otra parte inmediatamente. En ese caso, Gerencia General deberá autorizar la entrega de la información requerida.

d) Sanciones:

En caso de divulgación o uso de información confidencial, documentación y procedimientos obtenidos de la compañía sin autorización correspondiente, a favor de sí mismo o de un tercero, el colaborador será responsable para todos los efectos legales derivados del uso o divulgación que de dicha información se haga y será responsable además de los daños y perjuicios que causen a la compañía cuya información confidencial, documentación y/o procedimientos haya sido divulgada.

A su vez, la compañía se reserva el derecho de iniciar una investigación interna, así como iniciar las acciones pertinentes en el ámbito civil penal, administrativo, constitucional o cualquier otro, en contra del Trabajador o ex Trabajador, que se encuentren señaladas en el Reglamento Interno de Trabajo, Contrato de trabajado, acuerdo de confidencialidad o cualquier otro documento que regule esta conducta.

AMA América S. A. Empresa de Seguros con el fin de dar cumplimiento al artículo 15 de la sección IV, capítulo III “Normas para las Empresas de Seguros y Compañías de Reaseguros sobre Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos”, de la Codificación de Resoluciones Monetarias, Financieras de Valores y Seguros, que establece:

“Las políticas deberán constar en el Código de Ética, acápite “Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos” de cada sujeto obligado y traducirse en reglas obligatorias de conducta y procedimientos que orienten la actuación de sus accionistas, miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios y empleados, para la adecuada aplicación de éstas, así como las sanciones derivadas de su incumplimiento.” 

En este contexto, la compañía adopta mediante el presente Código de Ética y Conducta, las siguientes normas de conducta relacionadas con la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos; que son de aplicación obligatoria para la compañía, sus accionistas, miembros del directorio, directores, coordinadores, funcionarios, empleados, auditores, asesores productores de seguros y personal temporal, según corresponda:

a) Asegurar a nivel de la compañía el conocimiento y acatamiento de la normativa legal y reglamentaria, así como disposiciones internas en materia de prevención y administración del riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

b) Definir la implementación de las etapas y elementos considerados en el SPARLAFTD para prevenir el riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, y detectar de manera eficiente y oportuna las operaciones y transacciones inusuales, injustificadas o sospechosas, propendiendo a controlar su riesgo.

c) Aplicar los procesos de debida diligencia mediante la instrumentación de procedimientos, mecanismos y metodologías establecidos en la normativa vigente, en el contexto del diligenciamiento a todos los clientes internos y externos del sujeto obligado, independientemente del producto o canal utilizado.

d) Generar los reportes y atender los requerimientos de información establecidos por las disposiciones legales y autoridades competentes en forma oportuna y fidedigna.

e) Garantizar la reserva, confidencialidad, integridad y mantenimiento de la información obtenida o generada como parte del cumplimiento de la normativa vigente y conforme lo previsto en la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.

f) Establecer lineamientos acordes a los requisitos establecidos para el inicio de las relaciones contractuales y los procedimientos para la identificación y aceptación de clientes, de acuerdo con la categoría de riesgo, considerando que la utilización de nuevas tecnologías no impida conocer el beneficiario final en las operaciones o transacciones, eliminando anonimatos a través de empresas de pantalla, de papel o fantasmas.

g) Determinar directrices para el monitoreo de operaciones de aquellos clientes que, por su perfil de riesgo, características, naturaleza de las actividades que realizan y por la cuantía y origen de los recursos que administran puedan exponer a la compañía en mayor grado al riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

h) Definir procedimientos para la selección y contratación de personal que contemplen la verificación de antecedentes penales y laborales, sin que estos vulneren sus derechos constitucionales, pudiendo solicitar la declaración patrimonial de ser el caso, como insumo para las políticas conozca a su empleado o colaborador, directorio, ejecutivos y accionistas, acorde a los resultados del SPARLAFTD.

i) Garantizar la reserva de la información reportada, conforme lo previsto en la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.

j) Establecer sanciones para sus funcionarios y empleados por la falta de aplicación de las políticas, o inobservancia de los mecanismos establecidos para prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos; así como los procedimientos para su imposición.

k) Exigir que el gobierno corporativo, funcionarios y empleados antepongan el cumplimiento de las normas en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, a la consecución de metas comerciales; considerando los niveles de riesgo definidos por la compañía.

Reglas de conducta y procedimientos que orientan la actuación de los funcionarios y/o empleados de AMA AMÉRICA S.A. EMPRESA DE SEGUROS y sanciones.

Todos los accionistas, miembros del directorio, funcionarios o empleados de AMA AMÉRICA S.A. Empresa de Seguros, deberán, además de observar lo dispuesto en lo previsto en el Manual del Sistema de Prevención y Administración de Riesgo de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos SPARLAFTD, deberán acatar los siguientes lineamientos:

1. Compromiso: Prevenir y administrar el riesgo lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos; así como promover activamente una cultura organizacional de lucha en contra estos ilícitos.
2. Cumplimiento: De las disposiciones contenidas en el presente documento, las Políticas y Responsabilidades para la Prevención y Administración del Riesgo de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y otros delitos en AMA América S.A. empresa de Seguros, Manual del Sistema de Prevención y Administración de Riesgo de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos SPARLAFTD, Reglamento Interno de Trabajo.
3. Concientización: En la reducción de los riesgos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y otros delitos para lo cual se promoverá continuamente una cultura de prevención y medidas en donde se considere lo siguiente:

• Asegurar el comportamiento ético de los funcionarios en estricta relación con el buen gobierno corporativo establecido.
• Difundir periódicamente entre el personal el Código de Ética y el Manual del Sistema de Prevención y Administración de Riesgo de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos SPARLAFTD.
• Identificar señales de alerta en algún empleados o funcionarios, efectuar un análisis riguroso sin considerar el cargo, los años de servicio o relación con la organización; y, de detectarse la inusualidad e injustificación se reportará al Oficial de Cumplimiento, para que, con su respectivo informe, se remita al Comité de Cumplimiento para su posterior envío a la Unidad de Análisis Financiero y Económico – UAFE, de ser aplicable.
• Adoptar medidas disciplinarias apropiadas en todos los casos y, cuando corresponda, entablar una acción administrativa o judicial, de ser necesario.
• Mantener un ambiente de control interno que apalanque la prevención y administración del riesgo de lavado de activos Financiamiento del Terrorismo y otros delitos.

4. Revelar Conflictos: Los funcionarios o empleados de AMA América S.A. Empresa de Seguros deberán auto-revelar al Oficial de Cumplimiento los posibles o reales conflictos de intereses. El Comité de Cumplimiento analizará la situación y tomará una decisión al respecto.

 5. Evaluación del perfil de riesgos: De manera anual se realizará el análisis de la variación patrimonial de los funcionarios de la compañía, a partir de la información financiera entregada en el formulario diseñado para el efecto, con la finalidad de establecer perfiles transaccionales y de comportamiento, y de ser el caso, detectar operaciones y transacciones inusuales e injustificadas, para su posterior reporte al Oficial de Cumplimiento y con su informe, el envío al Comité de Cumplimiento , a la Unidad de Análisis Financiero y Económico – UAFE.

 6. Canal de Comunicación y Protección: Los funcionarios están en la obligación de comunicar al Oficial de Cumplimiento cualquier señal de alerta que tengan conocimiento, en la implementación de las políticas, procesos y procedimientos para la administración del riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, a través de correo electrónico corporativo, personal, anónimo u otro medio establecido para tal efecto.

AMA América S.A. empresa de seguros, garantizará el total anonimato de aquella persona que ha decidido comunicar la señal de alerta, y quien actúe de conformidad con política SPARLAFTD y de buena fe no podrá:

• Ser objeto de medidas disciplinarias, sanciones, suspensión o amenaza de suspensión.
• Ser despedido o amenazado con el despido por haber presentado una denuncia.
• Ser objeto de coacción y/o agravios.

El funcionario que hubiere tomado medidas disciplinarias contra otro funcionario que hubiere informado al Oficial de Cumplimiento respecto a una señal de alerta y que haya actuado de conformidad con las exigencias del presente documento, será sancionado conforme a lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.

Todas las comunicaciones serán tratadas de manera confidencial (sean éstas personales o anónimas) y, en el caso que cualquiera de ellas, formuladas de buena fe, no sean confirmadas por el análisis de la información, no se tomarán medidas contra la(s) persona(s) que la haya(n) formulado.

Una vez recibida la notificación de la señal de alerta, el Oficial de Cumplimiento analizará y en el caso de identificarse la inusualidad e injustificación pondrá en conocimiento del Comité de Cumplimiento, para de ser el caso, su posterior envío a la Unidad de Análisis Financiero y Económico – UAFE.

7. Conflicto de Interés: Los funcionarios deberán anteponer el cumplimiento de las normas en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, a la consecución de metas comerciales; así como, mantener el carácter confidencial de las relaciones con las contrapartes internas y externas de la compañía, desarrollar sus actividades comerciales en forma prudente y abstenerse de realizar actos que solo busquen mejorar su situación personal en virtud de su relación con AMA América S.A. Empresa de Seguros.

8. Prohibición General: Ninguna persona podrá prestar sus servicios en AMA América S.A Empresa de Seguros, si ha recibido sentencia condenatoria ejecutoriada por el cometimiento de lavado de activos, delitos precedentes y el financiamiento de terrorismo o en caso de encontrarse en las listas restringidas disponibles en la compañía.

9. Prohibiciones al personal vinculado:

• Divulgar la información reservada y confidencial de la compañía generada en cumplimiento de las políticas, procesos y procedimientos de prevención y administración del riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos. 

• Hacer mal uso de la información generada en cumplimiento de las políticas y procesos de debida diligencia.

• No reportar al Oficial de Cumplimiento las señales de alerta que lleguen a su conocimiento.

• Dar a conocer a personas no autorizadas y en especial a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar transacciones económicas inusuales e injustificadas, que se ha comunicado a las autoridades competentes sobre dichas transacciones.

• Poner en conocimiento de clientes o personas no autorizadas los requerimientos de información realizados por autoridad competente o que dicha información ha sido proporcionada.

10. Sanciones: AMA América S.A. Empresa de Seguros impondrá sanciones a los funcionarios que incumplan con todas las políticas internas que emita en relación a la prevención y administración del riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, conforme al procedimiento previsto en el Reglamento Interno de Trabajo.

Este Código es de obligado cumplimiento para todas las personas recogidas en el punto 3.ALCANCE.

El Comité de Ética, comunicará y difundirá el mismo entre todas las personas recogidas en dicho punto. Todas las personas que pasen a formar parte del personal sujeto al Código deberán aceptar expresamente todo lo establecido en dicho Código.

El canal habilitado para la recepción de denuncias será a través de correo electrónico o carta física entregada al Oficial de Cumplimiento o al encargado de Talento Humano. Se garantizará total confidencialidad y no represalia a los colaboradores que comuniquen presuntos incumplimientos.

Cuando el Comité de Ética determine que una persona sujeta al Código ha realizado actividades que contravengan lo establecido en el Código, se aplicarán las medidas disciplinarias oportunas de conformidad con la gravedad de la conducta infringida y acorde a la normativa aplicable.

El Comité de Ética, es el órgano competente para instruir y proponer la sanción procedente por cualquier incumplimiento del presente Código, y sancionará conforme lo establecido en el Capítulo XVI DEL RÉGIMEN DISCIPLINARIO del REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO, dependiendo de la gravedad de la falta cometida por el funcionario. Entre las infracciones que pueden ser objeto de medidas disciplinarias, se encuentran las siguientes:

• Infringir o incitar a los demás a infringir las prohibiciones o normas establecidas en el Código.
• Inhibirse en su obligación de comunicar una sospecha de infracción o de un incumplimiento notorio de las normas establecidas en el Código.
• No cooperar en las investigaciones sobre posibles incumplimientos del Código.

• Tomar represalias contra una persona sujeta al Código que haya comunicado un incumplimiento de las normas del mismo.
• Negligencia en el deber de exigir el cumplimiento de la Ley y las normas del Código.
• Registrar una denuncia, con la clara intención de dañar la imagen de otra persona o personas sujetas al Código, o la imagen de la empresa.

Tanto la instrucción como la decisión sancionadora constarán por escrito, determinando los hechos y los fundamentos que originaron dicha penalidad. No se podrá sancionar a un empleado sin haberle dado previo trámite de audiencia y oportunidad de presentar cuantas pruebas y alegaciones considere conveniente.

Dependiendo de la gravedad de la falta que haya cometido un colaborador de la compañía, si ésta no se encuentra en su totalidad ligada al Código de Ética y Conducta y Reglamento Interno de AMA AMÉRICA S. A.; se hará prevalecer las condiciones del Código de Ética y Conducta de casa matriz A. M. A Agrupación Mutual Aseguradora, el cual será socializado con todos los colaboradores de la compañía y el mismo deberá ser acatado de manera obligatoria.

Sin perjuicio de lo anterior, el empleado queda sujeto a las sanciones de tipo legal que correspondan por la violación de los principios del presente Código.

El seguimiento y control de la aplicación de este Código será competencia del Comité de Ética.
El Comité de Ética, en lo que a este Código se refiere, velará por:

• Fomentar la difusión, el conocimiento y el cumplimiento del Código.
• Interpretar el Código y orientar las actuaciones en caso de duda.
• Facilitar y gestionar una vía de comunicación confidencial a todos los empleados de AMA para la realización, de buena fe y sin temor a ningún tipo de represalia, de consultas o comunicaciones de incumplimientos o de cualquier otra información relacionada.
• Recabar recomendaciones de los empleados y realizar recomendaciones propias para mantener el Código actualizado.

Cualquier modificación del mismo requerirá la aprobación del Directorio. Se realizarán revisiones periódicas con el fin de mantenerlo totalmente actualizado.

AMA AMÉRICA S. A. a través del Comité de Ética y sus miembros, garantizarán una correcta rendición de cuentas para sus diferentes grupos de interés, sean estos internos o externos, donde se deberá considerar como contenido mínimo de información lo siguiente:

• Informar sobre el cumplimiento de los objetivos y responsabilidades otorgadas de las instancias definidas en el interior de la organización, como de ésta hacia la sociedad y diferentes grupos de interés que se relacionan con la misma.
• A través de informes de gestión demostrar la legalidad, ética y profesionalismo en cada una de las transacciones efectuadas dentro de la Compañía.
• Elaborar un informe anual que contengan información sobre la rendición de cuentas haciendo referencia al cumplimiento y gestión de las prácticas de un buen gobierno corporativo. Éste informe deberá ser de conocimiento de la junta general de accionistas, colaboradores y público en general a través de su página web.

La actualización del presente Código ha sido aprobado por el Directorio de AMA AMÉRICA S. A. EMPRESA DE SEGUROS, el día 16 de noviembre 2022, entrando en vigor en la fecha señalada y estando plenamente vigente en tanto no se produzca ninguna modificación

Comité de Ética:

Diego Murillo
Miembro del Directorio
Representante del Directorio
Voz y Voto

Manuel Boullosa
Gerente General
Representante de la Administración
Voz y Voto

Cristina Barros
Coord. Recursos Humanos
Voz y Voto

Paola Narváez
Auditora Interna
Voz sin Voto

Paola Almeida
Responsable Jurídico
Representante de los empleados

Lorena Gaón
Oficial de Cumplimiento
Voz sin voto

Directorio de AMA AMÉRICA S.A
Sesión de Directorio del: 16 de noviembre de 2022

Luis Campos Villarino
Presidente del Directorio

Paola Almeida
Secretario

Raquel Murillo
Vocal Principal

Francisco Mulet
Vocal Principal

Diego Murillo
Vocal Principal

Juan José Sánchez
Vocal Principal

ACTUALIZADO POR:

Cristina Barros
RESPONSABLE DE RRHH

REVISADO POR:

Manuel Boullosa
GERENTE GENERAL

APROBADO POR:

DIRECTORIO

FECHA APROBACIÓN:
16 /11/2022

VERSIÓN:
V.4